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ネチケットについて:メール編

メールを利用する上で気をつけた方が良いネチケットをご紹介します。

受信者に失礼のない文章
1、 あいさつを忘れずに
  電子メールといえど、人と人とのコミュニケーションという事は日常生活と変わりません。まず最初にあいさつからはじめましょう。
2、 初めてメールを送る相手には、自己紹介を
  初めてメールをする相手は、貴方が誰なのかわかりません。受信者に不信感を与えないように、まず自分が誰なのか、どのような経緯でメールしたのかを説明しましょう。また初めてではない方にメールを送るときでも、メールアドレスだけでは誰からのメールなのかがわかりません。自分の名前(ハンドルネームでも受信者がわかるもの)を名乗りましょう。
3、 受信者の感情を考慮する
  電子メールでは受信者に、表情・語調などは伝わりません。冗談が伝わらず、受信者の怒りを買ってしまうかもしれません。誤解を招かないよう注意しましょう。友人同士の場合であれば、顔文字を使用すると感情を伝えるのに効果的でしょう。
4、 受信者の立場を意識する
  受信者が外国の方だった場合など、慣習の違いで意思が伝わらない事もあるかもしれません。またビジネスの場面で、気さく過ぎる文章を送ればひんしゅくを買うでしょう。つねに受信者の立場・文化・言語等気を配りましょう。
5、 受信者の読みやすさを考慮した文章
  文字がびっしりと敷き詰められた文章は、意外と読みにくいものです。改行や句読点を使って受信者の読みやすさにも心がけましょう。1行が半角35文字くらいで改行するのが一般的のようです。

件名・署名
1、 メールの件名は必ずつける
  メールの件名がないものは、受信者に怪しげな印象を与えます。内容のわかりやすいものを必ずつけましょう。
2、 署名機能を利用する
  自分の名前・メールアドレスなどを設定しておくと、文章の最後に挿入する機能です。ほとんどのメールソフトについている機能なので、設定しておくと名乗り忘れがなくなり便利です。

使用言語・文字
1、 機種依存文字を使わない
  特殊文字の中には、パソコンの機種によって無い物もあります。例えば○で囲んだ文字やローマ数字などがそうです。受信先でも表示できるように、機種依存文字は使用しないようにしましょう。
2、 文字コードにも配慮する
  日本人同士であればほとんど問題はありませんが、もし外国の方とメールをやり取りするのであればJISコードのメールは文字化けしてしまいます。

メールソフトの設定
1、 fromアドレスの設定
  fromアドレスが正しく設定されているか確認しましょう。もし誤って設定されていると、受信者が返信しようとしてもあなたにメールが届きません。
参考:メールソフトの設定

添付ファイル
1、 できるだけメールの容量を軽くする
  添付ファイルを含めたメールのデータ容量を、軽くするようにしましょう。重いメールは受信時に時間がかかります。また、メールボックスの容量を超えてしまうと受信ができなくなる上、受信先プロバイダのサーバマシンにも負担をかけます。
2、 ファイルを添付する時は、本文に一言添える
  添付ファイルを送信するときは、ファイル名と添付したという旨を本文に記載しておきましょう。黙って添付してしまうと、受信者が有効なファイルなのか、ウイルスなのか解りません。

メールチェック
1、 メールチェックはまめにする
  急ぎのメールが届いているかもしれません。メールチェックはまめにしましょう。またメールボックスにメールをためておいて容量を超えてしまうと、受信する事もできなくなる上、プロバイダにも迷惑をかけてしまいます。

誹謗中傷メール
1、 誹謗中傷メールを受信しても冷静に対処する
  もしあなた宛に、誹謗中傷メール・喧嘩を売っているような挑発的なメールが来ても、これに対して寛大な心で冷静に対処しましょう。感情的に反撃することはもちろん、あなたが中傷メールを送るのもやめましょう。

チェーンメール・デマメール
1、 「チェーンメール」「不幸のメール」は送信しない
  電子メールでなくても、「チェーンメール」や「不幸のメール」は迷惑です。もし受け取っても無視するように心がけましょう。これは「幸福のメール」でも同様です。
2、 デマメールに気をつける
  よくあるのが偽ウイルスの警告メールです。もしこのようなメールを受けとっても、添付ファイルを実行したり、友人知人に転送する前に事実を確認しましょう。

プライバシー・セキュリティ
1、 受信したメールの内容・送信者のメールアドレスなどを許可なく転送、掲載をしない
  送信者は、受信者であるあなたにだけに伝えたい情報を送信しているのかもしれません。送信者の許可なく他人へ転送したり、ホームページに掲載する事はやめましょう。また送信者のメールアドレスは立派な個人情報です。 許可なく第三者に教えるのはやめましょう。
2、 不用意に自分の個人情報(住所・電話番号等)を教えない
  個人情報はいつどう悪用されるかわかりません。送信者がどんな人物かよくわからない場合、安易に自分の個人情報を教えるのは危険です。
3、 怪しいメールは開封しない
  心当たりのない人からのメール・怪しい添付ファイルの添えられているメールなどはウイルスメールやスパムメールであるかもしれません。疑わしいメールは開封せずに削除しましょう。
4、 ウイルス対策は万全に
  最近のウイルスのほとんどが、電子メールを媒介にして感染しています。ウイルスに感染してしまうと自分にも被害が及びますが、あなたを通してあなたの友人知人にも感染してしまうかもしれません。迷惑をかけないようにウイルス対策は万全にしましょう。

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